Advokaten svarer: Dette gjør du hvis du har ansatt feil person

– Hva gjør du hvis du har ansatt feil person?

– En feilansettelse kan ha flere dimensjoner, men la oss fokusere på at du har ansatt en person som det viser seg ikke har de kvalifikasjoner arbeidsgiver trodde. Det er arbeidsgiver som må klare å dokumentere at den ansatte mangler kvalifikasjoner. Kravene til dokumentasjonen er strenge.

1 .Første steg er gå tilbake å se på hva som har blitt kommunisert i forbindelse med ansettelsen.

• Hva har selskapet spurt etter i stillingsannonse, intervju og annen dialog med den ansatte?
• Hva har den ansatte kommunisert om sin faglige dyktighet?

God dokumentasjon om den prosessen som ligger forut for ansettelsen, og de forventninger som partene har til hverandre, er ofte til god hjelp dersom det viser seg at den ansatte mangler kvalifikasjoner.

2. Så må man se på ansettelsesavtalen:

• Hva fremkommer av stillingsbeskrivelsen og ansettelsesavtalen?
• Er det en tydelig beskrivelse av de oppgaver som den ansatte skal utføre?

– Hvis man ikke har dette tydelig nedfelt, blir det vanskelig å si hvilke kvalifikasjoner arbeidsgiver mener den ansatte burde ha og hvilke oppgaver arbeidsgiver mener den ansatte skal utføre, sier Bender.

– Han forteller at konsekvensen av å ikke ha denne dokumentasjonen, er at det blir vanskelig å dokumentere at vedkommende ikke har de rette kvalifikasjonene for det arbeidet som skal utføres.

– Man kan si at utgangspunktet for vurderingen av kvalifikasjoner mangler, og arbeidsgiver har da store problemer med å dokumentere at det er mangler ved kvalifikasjonene, sier han.

Må gi tilstrekkelig opplæring

– Arbeidsgiver har en plikt til å gi ansatte tilstrekkelig opplæring og veiledning, slik at de settes i stand til å utføre arbeidet på en tilfredsstillende måte. Arbeidsgiver må ikke glemme dette. Det er et fåtall ansatte som er "plug and play" fra første dag, de fleste trenger veiledning over noe tid for å komme inn i arbeidsoppgavene og klare å utføre dem på en god måte, sier arbeidsrettsadvokaten.

Typisk utfordring

– Det er også en typisk utfordring at mange arbeidsgivere starter for sent med arbeidet med å dokumentere manglede prestasjoner, mener Bender.

– Hvis du ikke har dokumentasjon på manglende kvalifikasjoner, har du egentlig ingen sak. Enkelte arbeidsgivere tenker da at de likevel skal forsøke å komme til en enighet med den ansatte om en frivillig avslutning, sier advokaten.

– Men hvis man skal komme til en slik enighet og arbeidsgiver ikke i forkant har tatt opp de manglende kvalifikasjonene med den ansatte, og heller ikke har dokumentert dette gjennom møtereferater osv., er det ofte vanskelig for den ansatte å forstå hvorfor vedkommende skal slutte. Da ender det ofte med en dyr og dårlig avslutning på arbeidsforholdet.

Bli enige om en pakke?

– En sluttavtale er ofte en god måte å avslutte et arbeidsforhold på. Min anbefaling er likevel å ha gjort en god jobb med å dokumentere hvorfor arbeidsgiver mener at den ansatte ikke fungerer, sier han.

Han understreker at muligheten for å finne frem en løsning som begge parter kan leve med gjennom en forhandling, er mye større dersom arbeidsgiver kan dokumentere hvorfor det er riktig at den ansatte bør finne seg et nytt sted å jobbe.

Et lederansvar når ansatte ikke leverer på forventning

Ifølge Bender er det et lederansvar å følge opp den ansatte.

– Vi ser noen ganger at lederne ikke følger godt nok opp når ansette ikke leverer i tråd med arbeidsgivers forventninger. De gir ikke tydelige tilbakemeldinger til ansatte, og det skrives heller ikke referater fra slike samtaler.

Manglende oppfølgning fra leders side ender ofte med vanskelige prosesser. Det kan gjøre det ekstra utfordrende at det for noen stillinger er vanskelig å dokumentere mangel på kvalifikasjoner, fordi arbeidsoppgavene er sammensatte og ikke krever spesifikke kvalifikasjoner.

Samtidig finnes det stillinger som gjør det enklere å dokumentere manglende kvalifikasjoner, som for eksempel for en regnskapsfører eller en programmerer.

Feil er mye mer synlig i slike stillinger, sier han.

Slik gjør du det smidig

Å løse en feilansettelse på en smidig måte starter egentlig før selve ansettelsen, mener Bender.

1. Tydelig kommunikasjon og forventningsavklaring før ansettelse på hva stillingen innebærer (En god stillingsbeskrivelse og beskrivelse av oppgaver og hva som er forventet levert)
2. Gi nødvendig opplæring og veiledning i starten av arbeidsforholdet, slik at det er klart hva som forventes
3. Gjennomfør samtaler og start jobben med å dokumentere avvik dersom ting ikke går i henhold til forventning. Dette bør starte så tidlig som mulig. Dokumentasjonen må gjøres opp mot den kommuniserte forventningen til den ansatte.

– Hvis du sørger for å ha dette på plass er det mulig å gjøre en rettslig vurdering av om det foreligger grunnlag for oppsigelse. Hvis du ikke har dette på plass har du som arbeidsgiver sannsynligvis ingen sak, mener han.

Rykk tilbake til start

– Da må arbeidsgiver gå tilbake til start og begynne en systematisk oppfølgning av arbeidsoppgavene, dokumentere oppfølgningen og vurdere dette opp mot forventningene som stilles til den ansatte. Husk bare på at arbeidsgivere ikke kan stille urealistiske krav til sine ansatte. Listen for hva som er forventet leveranse må være rimelig. Og det er ikke nok for en oppsigelse at den ansatte leverer litt dårligere enn forventet. Det må leveres markant dårligere, sier han.

– Arbeidsloven gjelder for alle, også gründere, men er det noen spesielle varsko for gründere?

– Det som ofte er spesielt for gründere, er at arbeidsoppgavene og hva som er i fokus endrer seg fort i en startup. Men rådet er å være tydelig på at dette kan være situasjonen, og at behovet for den kompetansen du som ansatt har, og som selskapet er helt avhengig av nå, kan endre seg i fremtiden. Vær åpen og skap forståelse, sier Bender.

Han trekker også frem at gründere ofte har et helt spesielt forhold til produktet og selskapet.

– Men alle er ikke nødvendigvis der. Det er ikke sikkert at dine ansatte vil bruke all sin våkne tid på selskapet. Det å forstå at ikke alle har den samme driven som deg, er viktig. Det handler ikke nødvendigvis om feilansettelser, men at man da setter alt for høye forventninger til sine ansatte. Det kan være utfordrende og kan gi grobunn for et dårlig samarbeidsmiljø, avslutter han.