Helsedirektør beklager  «formuleringen anskaffelse»  

På styremøtet til Helse Vest i forrige uken skulle styret bli orientert om anskaffelse av automatisert turnusplanlegger - i tillegg til orientering om andre AI-prosjekter i helseforetaket. Det startet med en beklagelse. 

Shifter har tidligere skrevet at oppstartsselskapet Dynamon har hatt innovasjonskontrakt med Helse Bergen om utvikling av en automatisert turnus-planlegger. Parallelt har det regionale helseforetaket Helse Vest utviklet det samme med eksisterende it-leverandør Visma. 

Oppstartsselskapet fikk ikke mulighet til å delta i en anbudskonkurranse, fordi det aldri ble lyst ut. Fremstår helt hårreisende, uttalte næringspolitiker Alfred Bjørlo fra Venstre. Han har sendt et skriftlig spørsmål til helseministeren om saken. 

I det foreløpige referatet fra styremøtet som Shifter har fått oversendt fra Helse Vest, står det at «administrerende direktør beklaga at formuleringa anskaffing var brukt i saka, knytt til eksempelet ny løysing for KI-basert arbeidsplanlegging ved prosjektet «Opptur Plus» innanfor MOT-området i Helse Vest. Det riktige er at det er gjort ei oppgradering av eksisterande system, ikkje ei anskaffing av ny løysing.»

Inger Cathrine Bryne er administrerende direktør i Helse Vest og den som beklaget. Deretter tok styret oppgraderingen til orientering.  

Shifter har sendt en rekke skriftlige spørsmål til Helse Vest for å få klarhet i hva som har skjedd i prosessen rundt denne anskaffelsen eller oppgraderingen. 

Det er Hilde Christiansen, direktør for medarbeider, organisasjon og teknologi i Helse Vest, som svarer. Les sammendraget laget ved hjelp av kunstig intelligens eller se hele svaret under. 

Spørsmål og svar Helse Vest 

1. Hvordan kan Helse Vest være tett involvert i utviklingen av Optur Plus med Visma, men samtidig ikke kjenne til innovasjonskontrakten med Dynamon i Helse Bergen? 

– Helse Vest leder arbeidet med utviklingen av systemer i foretaksgruppa for medarbeider og organisasjon, også Visma. Helse Vest RHF har etter hvert vært kjent med gjennomføringen av prosjektet i Helse Bergen, men vi har ikke vært involvert i det. Dette er et prosjekt Helse Bergen har gjennomført.

2. Har Helse Vest sikret at ingen ideer eller innsikter fra Dynamons prosjekt har blitt delt med konkurrenter til Dynamon?

– Vi kan bekrefte at vi ikke har fått informasjon om, eller har hatt tilgang til informasjon fra, prosjektet i Helse Bergen, heller ikke resultatet av prosjektet. Sluttrapport og vurdering av Dynamon antar vi er tilgjengelig i Helse Bergen. Helse Bergen må selv svare på deres sluttvurdering etter samarbeidet med Dynamon.

3. Hvordan kan Helse Vest forsvare å gi Visma fordeler gjennom tett samarbeid, uten å åpne for konkurranse fra andre aktører?

– Vi har ikke gitt Visma fordeler. Vi stiller høye og krevende krav til fornying og forbedring av de IKT-løsningene vi har. Helse Vest anskaffet arbeidsplangenerator tilbake til 2006. Vi tar i bruk en oppgradert versjon av Optur II vi har hatt i flere år, til OpturPlus. Arbeidsplansystemet er også langt mer enn plan for arbeidstid, det er integrert med svært mange andre IKT-løsninger. Det er viktig for Helse Vest å bidra til videreutvikling av de IKT-løsningene vi har.

 4. Hvordan definerer Helse Vest dette som en «oppgradering» når Optur Plus fremstår som et nytt produkt med AI-funksjonalitet som ikke eksisterte tidligere?

– OpturPlus er ikke et nytt produkt, det er en oppgradering av en versjon av arbeidsplangeneratoren vi har hatt siden tilgang til siden anskaffelsen i 2006. Oppgraderingen inneholder blant annet betydelig forbedring for medarbeidermedvirkning, støtte for ledere for flere forhold, blant annet en helintegrert løsning for bruk av KI. Det skjer også en generell oppgradering av selve arbeidsplansystemet. At en modul i en løsning blir oppgradert er helt vanlig for alle system og leverandører.

 5. Har Helse Vest undersøkt om personer fra Dynamon-prosjektet har hatt roller i Visma-samarbeidet?

– Vi har forsikret oss om at personer som har vært engasjert i Helse Bergen sitt innovasjonsprosjekt sammen med Dynamon ikke har hatt anledning til å gi eller formidle informasjon til Helse Vest.

6. Hvordan vil Helse Vest gjenopprette tilliten til gründermiljøer, gitt at dette oppfattes som en fordel for store leverandører på bekostning av oppstartsbedrifter?

– Det er viktig for oss å si at vi er både opptatt og avhengig av godt samarbeid med leverandører, for å utvikle tjenesten vår. Helse Vest har vært aktive i leverandørutvikling i mer enn 15 år for IKT-løsninger som støtter ledere og medarbeider og lønnssystem. Vi har blant annet bidratt til at en av leverandørene har ekspandert til andre land i Skandinavia, Europa og nå USA.

7. Hvordan støtter Helse Vest regjeringens føringer om å fremme innovative anskaffelser og være en forutsigbar samarbeidspartner for næringslivet?

– Helse Vest legger til grunn forventningene fra regjeringen om å fremme innovative anskaffelser. Vi skal være en forutsigbar partner. Vi understreker at dette har vært et viktig grunnlag for utvikling og fornying av løsningene vi har og i kontakten vi har med våre leverandører, hvor flere har startet med en enkel løsning og har lent seg på Helse Vest for videreutvikling.

8. Hvordan kan Helse Vest forvente at gründere vil delta i fremtidige prosjekter, når deres innsats kan oppfattes som grunnlag for produkter hos større aktører?

– Det er ikke riktig at Visma gjennom samarbeidet med Helse Vest har hatt anledning til å benytte noe som helst grunnlag fra prosjektet i Helse Bergen i utviklingen av OpturPlus.

9. Hvordan definerer Helse Vest hva som kan inngå i «oppdatering av eksisterende systemløsninger»? Hvordan kvalifiserer et nytt prosjekt som Optur Plus innenfor her?

– Oppgradering av IKT-løsninger er en del av normal forvaltning og utvikling. Vi kjenner ikke til at oppgraderinger utløser krav til nye anskaffelser. Det er ikke slik at et hvert nytt behov, enten det er endringer i lov og forskrifter eller tariffavtaler, for å nevne noe, eller egne behov innebærer at en skal utlyse ny anskaffelse. OpturPlus er en integrert del av et svært omfattende arbeidsplansystem. Vi er helt avhengige av at løsningene favner bredt, at hovedløsningen og moduler videreutvikles. Vi har mange moduler i GAT som blir oppgradert, med jevne mellomrom. Det gjelder også lønnssystemet, kompetansesystem, støtte ved rekruttering og mer. Ingen av løsningene er statiske.

Leverandører må noen ganger gjøre noen større oppgraderinger, andre ganger oppgradering av enkeltmoduler. Oppgradering til OpturPlus er ikke noe uvanlig, men en del av videreutvikling av eksisterende løsning og modul.

Shifter har spurte onsdag også Helse Vest om de har oversikt over innovasjonsprosjekter/innovasjonskontrakter i det regionale helseforetaket og de underliggende helseforetakene som for eksempel Helse Bergen. Vi har fått til svar at dette tar lengre tid å hente inn oversikt over, og har foreløpig ikke fått svar på dette.  

Vil skape næring og innovasjon 

Oppstartsselskapet Dynamon er et av mange oppstartsselskapet knyttet til helseinkubatoren Eitri. Målet med inkubatoren er å skape både næring og innovasjon på helsefeltet. 

Helse Bergen har derfor både en rolle som part i innovasjonskontrakten med oppstartsselskapet og som pådriver for innovasjon gjennom Eitri. 

Shifter har stilt spørsmål om innovasjon, prosessen og innkjøpet til Helse Vest til Helse Bergen. Direktør for Personal- og organisasjonsavdelingen Odd Andrew Storetvedt svarer.

Les sammendraget laget ved hjelp av kunstig intelligens eller se hele svaret under. 

Spørsmål og svar Helse Bergen 

1. Hvorfor har Helse Bergen valgt å engasjere seg i og være en av partnerne i Eitri? 

– Helse Bergen er samarbeidspart med UiB i etablering og drift av Eitri. Det er en viktig del av vårt økosystem for innovasjon. Vi har i samarbeidet med andre aktører ambisjoner for å utvikle en inkubator der forskning, innovasjonsaktører og startups møtes og utvikler gode løsninger som kan bidra i de store utfordringene helsetjenestene står overfor. Eitri er en relativ ny etablering som har vist en god utvikling som vi ønsker å ta videre sammen med våre samarbeidspartnere.

2. Hva var årsaken til at Helse Bergen inngikk en innovasjonskontrakt med Dynamon, et av selskapene i Eitri? Kjente helseforetaket da til eksisterende løsninger på dette området? 

– Helse Bergen ble kontaktet av gründerselskapet Dynamon med forespørsel om deres turnusgenerator ville kunne fungere også for spesialisthelsetjenesten. Dette ledet til at Helse Bergen etablerte et innovasjonssamarbeid med Dynamon for å pilotere og videreutvikle verktøyet. Bruk av turnusgenerator kan forenkle arbeidet med å utarbeide arbeidsplaner og dermed blant annet redusere tidsbruk i prosessen. På tidspunktet for inngåelse av innovasjonskontrakten med Dynamon, var det etter vår kjennskap ikke tilgjengelig turnusgenerator i markedet.

3: Hva oppnådde Helse Bergen med innovasjonskontrakten? Foreligger det sluttrapport for bruk av verktøyet på Haukeland?

– Helse Bergen fikk gjennom innovasjonssamarbeidet erfaring fra deltakelse i et innovasjonsprosjekt, og bidro til å videreutvikle verktøyet. Det ble etter avslutning av innovasjonsprosjektet utarbeidet en sluttrapport. Så langt vi kan vurdere har vi oppfylt våre forpliktelser etter avtalen. Det følger ikke av avtalen en forpliktelse for Helse Bergen til å kjøpe løsningen. Det vil være avhengig av videre prosesser som i vår region ledes av Helse Vest.

4. Hvordan er rapporteringsrutinene for innovasjonskontrakter fra Helse Bergen til regionsforetaket Helse Vest? Har Helse Vest blitt informert om innovasjonskontrakten - hvis ja - når i prosessen er Helse Vest blitt informert og hvem i Helse Vest er informert? Hvis nei, hvorfor informeres ikke det regionale helseforetaket? Rapporteres det evnt inn nasjonalt?

– Helse Vest ble informert om innovasjonskontrakten med Dynamon i 2023. Etter sommeren 2023 ble det holdt en presentasjon av Dynamon i personal-og organisasjonsavdelingenes direktørmøte med Helse Vest. 

5. Hva tenker Helse Bergen om prosessen rundt anskaffelsen av automatisert turnusplanlegger i Helse Vest? Ref publisert sak i Shifter. 

Helse Bergen har hatt en god prosess med Dynamon basert på inngått avtale. Samtidig har regionen også hatt dialog med andre potensielle leverandører. Det er helt naturlig at en i en stor virksomhet som vår ser etter løsninger i ulike løp og med ulike aktører. Vårt oppdrag er å finne nye løsninger som kan bedre helsetjenestene sammen med andre aktører. Noen ganger vil det være en etablert aktør som kommer opp med den beste løsningen, andre ganger en ny aktør.

6. Hvis Helse Vest i styremøte går for Visma sin løsning, vil det da også binde Helse Bergen å velge denne løsningen eller kan Helse Bergen velge å samarbeide med en annen aktør når det gjelder automatisering av turnusplanlegging? 

– Vi har stort behov for å bedre vår bemanningsplanlegging. Derfor har vi involvert oss i innovasjonsprosjektet med Dynamon som et mulig alternativ. Dersom det nå utvikles en tjenlig turnusgenerator i vårt eksisterende arbeidsplansystem Visma Gat, er det hensiktsmessig at Helse Bergen tar dette i bruk.

7. Hva tenker Helse Bergen om hvordan prosessen i Helse Vest kan påvirke gründerselskapers ønske om å innovere for offentlig helsevesen? 

– Helse Vest har ledet prosessen med Visma i vår region. Det er derfor naturlig å henvise til Helse Vest for svar knyttet til denne prosessen.

8. Har Helse Bergen en oversikt over pågående innovasjonsprosjekter/piloter i samarbeid med eksterne private selskaper - som har foregått/foregår ved sykehuset? 

Helse Bergen følger tett opp de avtaler om pågående innovasjonsprosjekt og piloter som vi er delaktige i både for å sikre at vi oppfyller våre deler av avtalene og god effekt av prosjektene.

9. Kjenner Helse Bergen til om personer som jobbet med innovasjonskontrakten i Helse Bergen i samarbeid med Dynamon, nå jobber med samme løsning for Visma? Hva vet Helse Bergen om informasjonsflyten rundt de tekniske løsningene her?

– Helse Bergen har metodikk for arbeidstidsplanlegging som blir benyttet av ledere og andre som utarbeider arbeidsplaner i sykehuset. Dette har vi over lang tid også delt med de andre foretakene i regionen. Metodikken vil ligge til grunn for utarbeidelse av arbeidsplaner også ved bruk av turnusgenerator. 

Helse Bergen har ikke vært involvert i informasjonsflyten rundt de tekniske løsningene. 

10. Hva tenker Helse Bergen er viktig for å legge best mulig til rette for innovasjon i helsevesenet fremover? 

– Helsetjenestene står overfor store utfordringer fremover. Samtidig vil vi kunne møte mange av disse gjennom interne forbedringsprosesser og nye løsninger som utvikles sammen med innovatører, næringsliv og samfunnet for øvrig. Vi er avhengige av godt samarbeid både internt og eksternt for å skape en helsetjeneste som i enda større grad skaper løsninger slik at våre pasienter, brukere og ansatte får del i nye muligheter for å løse oppgavene på. Vi er opptatt av å delta aktivt i innovasjon og utvikling sammen med eksterne aktører.

UiB-topp frykter gründere blir skremt 

En av de andre partnerne i helseinkubatoren Eitri er Universitetet i Bergen. Øverste leder for medisinsk fakultet, dekan Per Bakke, reagerer på prosessen i Helse Vest. 

– Hvis dette er rett, så er det ingen god prosess. Det er uheldig, sier Bakke.

Han uttaler seg om prosessen rundt Helse Vest sin anskaffelse av automatisert turnusplanlegger. Helse Vest vil kjøpe inn den nye tjenesten uten en anbudsrunde, gjennom det de omtaler som en oppgradering. Parallelt har Helse Bergen og oppstartsselskapet Dynamon utviklet et tilsvarende verktøy gjennom en innovasjonskontrakt. 

– Denne prosessen kan gjøre at andre oppstartsselskaper kan bli skeptiske. Det er ikke slik vi ønsker det, sier Bakke. 

Bakke understreker at han bare kjenner saken gjennom Shifter. 

– Vi engasjerer oss i Eitri fordi fordi vi ønsker å satse på innovasjon i helsesektoren. Innovasjon er noe vi satser sterkt på fra UiB sin side. Denne saken er uheldig i den sammenheng, sier Bakke. 

Rettelse: Det sto i saken at Helse Vest-styret skulle vedta en eventuell anskaffelse. Dette er feil, det var en orienteringssak i styret. Dette ble endret 25.11 klokken 9.