5 grunner til at mange designsprinter feiler

La oss være ærlige. Design sprints er en kostbar affære. En håndfull verdifulle ressurser på tvers av avdelinger rydder kalenderen og samles i én uke for å løse én problemstilling. Likevel kan det bli en ekstremt god investering dersom man forbereder seg riktig. Og det er nettopp her altfor mange feiler. Selv om "design sprints" i ordets rette forstand er en sprint, er arbeidet som skjer i forkant kritisk for en vellykket prosess.

Ram Yoga

Fagdirektør for forretnings- og tjenestedesign i Computas

De siste 15 årene har jeg jobbet med produkt- og tjenesteutvikling i større bedrifter og organisasjoner. Jeg arrangerer også seminarer om design sprints gjennom Design Sprints Global Chapter Oslo og snakker dermed med mange som har deltatt, vært initiativtakere eller fasilitert designsprinter. Omtrent 30 til 40 prosent av dem har feilet. Årsakene er så å si alltid de samme.

1. Dårlig problemstilling

La oss ta det første først – problemet som skal løses. En feil mange gjør er å forsøke å løse en problemstilling som ikke egner seg for design sprints. Resultatet blir sjeldent bra. Det som er viktig å huske på er at problemstillingen bør være kompleks, ikke bare komplisert, for å utnytte formatet til designsprinter.

En komplisert problemstilling har som regel en klar årsak og virkning. For å finne løsningen trenger man som regel bare tid og maks 1-2 faglige kompetanser. For eksempel: Vi ser at vi mister 30 prosent av kundene i utsjekkingsprosessen, kan vi øke denne ved å bedre brukeropplevelsen på mobil? Gjennom analyse finner man forbedringsområder og kan bruke beste praksis for å plugge hullene.

En kompleks problemstilling på sin side ser på flere løsninger hvor man er avhengig av mange kompetanser for å finne den beste – og man vet ikke hvordan det beste valget ser ut på forhånd. Dette kan for eksempel være: Hvordan kan vi øke markedsandeler gjennom et nytt produkt eller tjeneste? Her er mulighetsrommet mye større og løsningsforslagene flere. Det er ofte vanskelig å enes om én retning, fordi det er mange avveininger å balansere, og da trenger man flere kompetanser og fokus for å lande en løsning.

2. Dårlig tid

For å finne den «korrekte» problemstillingen, og hva som faktisk skal løses, kreves godt og grundig innsiktsarbeid. Man må se på behovene og verdiene det kan skape for selskapet og dets kunder.

For å få mest mulig ut av tiden til deltakerne og sørge for at det blir en investering fremfor en kostnad, bør det legges ned minst like mye tid i forberedelser som i designsprinten i seg selv. En designsprint skal ikke erstatte innsiktsarbeidet, det skal være en forlengelse av den.

3. Dårlig planlegging

Iveren etter å sette i gang uten planlegging, og dermed ikke prioritere bort problemstillinger i forkant. Årsaken er ofte fordi man plutselig har dårlig tid når man har bestemt seg for å kjøre en sprint. Et selskap jeg kjenner tok med seg en bråte helt forskjellige problemstillinger inn i en sprint. Resultatet ble enorme mengder med innsikt som måtte gjennomgås på den første dagen.

Dette gjorde det veldig vanskelig å finne en avgrensning som teamet kunne enes om. I stedet for å jobbe fokusert med én problemstilling satte de heller et sprintmål som var for bredt og generelt. Dette fikk følgefeil videre i sprinten; omfanget på prototypen ble for stort og den testet ikke problemstillingen de satte.

Selskapet lærte noe underveis, men kunne fått mye større utbytte av sprinten dersom de hadde avgrenset problemområdet i forkant, f.eks. gjennom en «problem mapping»-workshop.

4. Dårlig research

En annen gjenganger er å ikke ha dyp og fersk nok innsikt direkte fra kunden eller sluttbrukeren. I større organisasjoner blir man ofte ikke direkte eksponert for de som bruker produktet eller tjenesten, men man har mange ideer for hva man tror problemet er.

Et eksempel: En produkteier mente han og organisasjonen kjente behovene så godt at de ikke trengte å gjøre noe ekstra innsiktsarbeid i forkant. De visste jo godt hva problemene var. Det var først da teamet kom til kundeintervjuene og brukertesten på siste dag i sprinten de skjønte at konseptet ikke fungerte. Og det var fordi løsningskonseptene var fundert på dårlig grunnlag.

Den foreslåtte løsningen svarte på feil problem. Dette kunne de unngått ved å gjøre noe så enkelt som kundeintervjuer med målgruppen i forkant. Disse intervjuene gir god bakgrunn og grunnlag for diskusjon i tillegg til alle de kvantitative- og erfaringsbaserte data organisasjonen sitter på fra før.

Dårlig etterarbeid

Det er ingen underdrivelse å si at det største risikomomentet i en design sprint er forarbeidet. Er ikke dette gjort godt nok, ender man ofte med den samme løsningen som man startet med eller ingen løsning i det hele tatt. Men etterarbeidet er også et betydelig risikomoment for hvorvidt en designsprint faktisk leder til reelle resultater. Ofte settes det kun av tid til selve sprint-uken, og ingenting til det som skal skje etterpå. Det er her prosessen skal leve videre.

Design sprinten dør og mister verdi uten en plan for hvordan man skal jobbe med løsningene man kommer frem til. En uke utenfor den vanlige arbeidsdagen gjør at ting hoper seg opp, og man må hente seg inn igjen. Derfor er det viktig at noen tar eierskap til fremdriften også etter at sprinten er ferdig, og at dette avtales på forhånd.

Som nevnt, en designsprint er kostbart – hvis den feiler. Men sørger man for å ha en egnet problemstilling og gjør forarbeidet riktig er sannsynligheten stor for at det blir en ekstremt god investering og noe både selskapet og kundene får stor nytte av.