Anita Krohn Traaseth

De siste dagene har jeg sittet på telefon og Messenger og snakket med unge, relativt ferske bedriftsledere som er usikre på hvordan de skal lede bedriften gjennom Corona situasjonen.

De har mistet mange (noen har mistet så og si alle) oppdrag og bestillinger, og sitter med ansvar for ansatte og kreditorer. Samtidig er de selv på hjemmekontor og må følge opp eventuell familie hjemme.

Frykten for å måtte avvikle eller konkurs er høyst reell. Situasjonen kan føles relativt håpløs og ensom. Så her er en oppsummering fra disse samtalene. (For deg som er etablert leder går flere av tipsene på autopilot, og tipsen er på ingen måte utfyllende, men et forsøk på å bidra til å løfte blikket og å ha en plan).

10 tips til nye ledere av små bedrifter som er usikre på hvordan de skal handle/agere i Koronakrisen:

1. Du må ikke fikse alt alene. Vær tett på kolleger og andre i ulike nettverk som kan bistå på områder du og din bedrift kanskje ikke har kjernekompetanse eller har ansatte i (for eksempel dedikerte roller som HR, finans, kommunikasjon). Det er mange kanondyktige folk og bedrifter som legger ut gratis tips og råd nå på nett, alt fra hvordan du skal gjennomføre permitteringer til hvordan du kan håndtere økonomien. Har du ett styre, så må dere være i tett dialog nå og bli enige om hva som skal prioriteres først.

2. Etabler et kjerneteam. Enten du har en ledergruppe og inkluderer nøkkelpersoner som for eksempel tillitsvalgte, økonomi, HR, IT, eller om du ikke har alle disse funksjonene og dere er fire ansatte, så vær tydelig på hvem som gjør hva nå. Fordel oppgavene og ansvaret, og ha en daglig de-brief.

3. Skaff deg en så god oversikt over økonomien som mulig.
a. Hva har dere av kontanter og eventuell kassakreditt? Hvor lenge kan dere drive basert på dette?
b. Hva har dere av utestående fordringer og hvor sannsynlig er det å inndrive disse og nå? (I disse tider må man være proaktiv og purre, og eventuelt tilby betalingsordninger. Sett derfor av tid og ring hver enkelt som skylder dere penger).
c. Hvordan ser fremtidig inntjening ut? (har dere mistet alle salgsinntekter, eller det noen kunder som vil fortsette sine bestillinger? Ring nøkkelkundene dine!) d. Hvordan ser kostnadsbildet ut? Hva er faste og variable kostnader? Hva kan dere gjøre av tiltak for å redusere begge kategoriene? De fleste har lønn som største kostnad, regn på hvordan permitteringer vil se ut for din bedrift. Husk at noe aktivitet vil kreve noe folk og at du ber dine ansatte om å være fleksible, slik at de kan gjøre ting på tvers nå. Og ta hensyn. Noen av dine ansatte kan være i helt spesielle situasjoner privat. Er dere så mange at dere har tillitsvalgt, gjør dette arbeidet sammen med tillitsvalgte og kommuniser åpent hvordan dere har tenkt rundt utvalg av permitteringer.

4. Lag tre scenarier for å justere driften: best case (lav risiko), worst case (høy risiko), most likely (mest realistisk). Slik forbereder du deg godt på ulike situasjoner når de eventuelt inntreffer, og de vil styre ulike tiltak du setter inn på å spare kostnader, hente inn inntekter, permittere etc. Klarer du å ligge litt foran her, så vil stressnivået synke betraktelig. Da er du forberedt uansett hvordan vinden blåser, også på det verste.

5. Ta kontakt med de du skylder penger for å diskutere hva som er mulig å gjøre når du har oversikt over økonomien. De er ofte svært mottagelige nå for utsettelser, banken kan gi råd på hvilke kostnader du kan redusere, hvilke krav du har ref hjelpepakker fra myndighetene etc.

6. Lag en tre-dagers milepælsplan. Sett opp tydelige milepæler for hver dag, hva du og kjerneteamet skal gjøre, hvem du skal ringe, hva du skal kommunisere til hvem i hvilke kanaler. Oppdater milepælsplanen i daglige de-briefs med kjerneteamet.

7. Bruk video kommunikasjon daglig med oppdatering til ansatte. Når ting er usikkert, trenger folk oftere oppdateringer og de må se deg. Ren epost-ledelse vil jeg ikke anbefale i disse tider. Selv om du ikke har klare svar, så vær åpen om det og fortell hva dere jobber med og be om innspill. Vær helt ærlig. Dette er ikke tidspunktet for å selge inn urealistiske scenarier eller enda verre, vise så liten energi at alle lurer på om du er i ferd med å gi opp. Og nå som det går i videomøter, vær tilstede i samtalen, ikke sjekk mail og driv med alt annet samtidig , ta heller kortere videomøter for å holde på konsentrasjon og effektivitet.

8. Ikke glem kunder og omverdenen. Ser du en mulighet for din bedrift å overleve dette, skal du fortsatt være synlig i ulike kanaler med relevante budskap og bidrag. Å dele sine erfaringer, åpent hvordan dere navigerer, hvordan dere tilpasser dere situasjonen, går foran med å følge myndigheters krav, kan i seg selv skape stor troverdighet og minne kundene dine på at dere finnes, selv om dere har reduserte tilbud. Det er fortsatt mange bedrifter som selger sine varer og tjenester nå.

9. Sett av tid til å hvile. Det går 24/7 for ledere av små bedrifter nå. Det er helt essensielt at du som skal lede dette får nok søvn og hvile. Du skal ha ekstra energi når de fleste mister den litt, og det kan være krevende å finne den energien. Hodet må ha hvile. Og har du tid, skriv ned, dokumenter denne perioden i bedriftens liv. De færreste lederutdanninger lærer deg praktisk lederarbeid med å håndtere unntakstilstander som dette. Ofte er man trent opp i krisekommunikasjon. Ta vare på denne erfaringen, den vil komme godt med uansett utfall, og del den undervis hvis det passer din bedrifts profil.

10. Ikke glem å bidra til god stemning og latter. Midt opp i alvoret, må man ikke glemme å gjøre rom for at det er lov å le av og til. Del gjerne med hverandre festlige situasjoner fra hjemmekontor, inviter på en virtuell fredagspils, del middagsoppskrifter og mulige aktiviteter for hele familien for å få opp stemninga når det passer seg. Det høre kleint ut, men nå er det viktig at man ikke bare er den superproffe og litt utilnærmelige lederen som bare administrerer oppgaver. Del og gjør.