Når man lager en bil, kan det bli et spørsmål om liv og helse dersom det gjøres feil på samlebåndet.
Annonse
Toyota har utviklet og tatt i bruk en modell som heter ‘Kaizen’, som betyr "kontinuerlig forbedring", som et ledd i å minimere feil. Dette er en prosess som oppfordrer alle til å si ifra om mulige forbedringer.
En "retrospektiv", er kontormedarbeiderens svar på kontinuerlig forbedring.
Hva er en retrospektiv?
Annonse
Grunnleggeren av det moderne retrospektivet er Norm Kerth. I sin bok Project Retrospectives, refererer han til Ole Brumm for å forklare hvorfor retrospektiver er viktig:
Her er Ole Brumm på vei nedover trappen, bump, bump, bump, med hodet først, på slep etter Kristoffer Robin.
Å dumpe sånn fra trinn til trinn er, så vidt Ole Brumm vet, den eneste måten å komme ned en trapp på.
Av og til har han på følelsen at det må være en annen måte hvis bare dumpingen kunne holde opp et øyeblikk, så han rakk å finne ut av det.
Annonse
Med denne sammenligningen ser man hvordan et retrospektiv kan gi teamet en mulighet til å stoppe og reflektere over dagens situasjon, og hvordan den kan forbedres.
Hvert retrospektiv inneholder en diskusjon om 1.) Hva som går bra; 2.) Hva som ikke har gått bra; og 3.) Hva bør forbedres.
Annonse
Timing og frekvens?
I programvareutvikling er det vanlig å holde et retrospektiv etter teamets "sprint". Sprinter er to-ukers økter der utviklingsteam utfører arbeid.
Annonse
Etter en sprint er det vanlig å reflektere over hva teamet har oppnådd et retrospektiv. Noen team følger ikke sprinter, og holder istedet et retrospektiv hver uke eller hver måned.
Det er ofte liten vilje til å bruke tid på å holde et retrospektivmøte hver uke eller måned – spesielt når det allerede er så mange møter i kalenderen.
Men glem ikke å se det store bildet! En time for å reflektere over teamets utvikling utgjør kun 2,5 prosent av arbeidsuken.
Med månedlig hyppighet betyr 1 time at kun 0,6 prosent av arbeidstiden brukes på retrospektivet. Og dette er før man hensyntar tiden man sparer på prosessforbedringer som dukker opp på grunn av møtene!
Det er egentlig ingen unnskyldning for å ikke ha regelmessige retrospektiver med teamet ditt.
Hvem deltar?
Mens retrospektiver har sin opprinnelse i programvareutvikling, kan disse møtene faktisk benyttes i alle slags team. Dave Bailey, administrerende direktør i Founder Coach, begynte med retrospektiver for hele kontoret på 30 ansatte etter å ha oppdaget at han ikke hadde en god tilbakemeldingsloop mellom seg selv og sine medarbeidere:
«Retrospectives transformed our company culture, from frustrated and antagonistic, to collaborative and proactive. We ended up with better communication between teammates, higher levels of motivation, and improved business performance.»
Det er noen grunnleggende teknikker for å avholde et bra retrospektiv. Som hovedregel skal alle i teamet være tilstede. I Daves tilfelle var det hele selskapet. Om du er prosjektleder vil det være prosjektteamet på tvers av avdelingene.
Det er en stor fordel at alle får høre tilbakemeldingene samtidig - det øker deltakelsen og man får frem flere ideer og nyttig diskusjon som man aldri oppnår med 1:1 uansett mengde.
Malverk
Nå er du trolig spent på å starte et retrospektiv med teamet ditt, men hvor begynner du? Hva skal agendaen være? Heldigvis finnes det en rekke eksisterende møtemaler du kan prøve.
Den vanligste malen er å følge ‘Start, Stop, Continue’ malen, som dekker hva teamet ditt skal starte, stoppe og fortsette å gjøre (ganske enkelt!)
Den neste malen kalles The 4 Ls, der teamet bestemmer hva de ‘learned, lacked, longed for, and liked’
En annen mal er seilbåtmodellen der man som team avgjør fem kategorier:
“The tropical island” – sprintmålet man skal nå
“The wind” – alt som bidrar til å nå målet
“The sun” – det som gjør folk glade og føles bra under arbeidet
“The anchor” – alt som bremser og holder igjen fremdriften
“The reef” – potensielle hinder som kan forhindre fremtidig arbeid
Til finnes også en rekke flere maltyper som inkluderer ‘starfish’, ‘feedback grid’, ‘mad, sad, glad’, ‘hot air balloon’, ‘rose, thorn, bud’, og ‘I like, I wish, I want’. Det er til syvende og sist opp til deg og hvilken modell som passer teamets behov best.
Tips for suksess
Det er veldig viktig for teamet å være i riktig tankesett for et retrospektiv. Her er en liste over taktiske tips:
Alles erfaring er gyldig. Ingen må forstyrre hverandre
Definer tidsperioden dere skal diskutere (siste sprint, siste kvartal, hele prosjektet, osv.)
Diskuter problemet (og forbedring av problemet), ikke synderen
Ta notater og sørg for at de valgte handlingselementene er SMART (Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-oriented)
Det er verdt å merke at i malverkene beskrives ofte bruk av klistrelapper og tavler. I vår "nye hverdag" har de fleste team minst én person som ikke deltar fysisk, noe som nødvendiggjør at retrospektiver må holdes over nettet.
Heldigvis finnes det noen utrolige verktøy som kan benyttes, inkludert Teammood, Neatro, Parabol, og Kahoot!. Som ansatt i Kahoot!, verdsetter jeg at en quiz kan engasjere og oppmuntre til inspill i den retrospektive prosessen.
Du er hjertelig velkommen til å benytte min egen mal i tilfelle det kan bidra til et mer engasjerende tilbakeblikk for ditt team.
Neste steg
Start ditt neste retrospektiv I DAG.
Du kan starte med å få møtet booket i kalenderen din, velge en møtemal og forberede teamet med de beste fremgangsmåtene fra listene over.
Sørg for å være realistisk med forventningene dine når du avholder ditt første retrospektiv med teamet. Det første møtet er alltid det vanskeligste - du som leder må finne formatet og dynamikken som passer til ditt team.
I tillegg utvikler og endrer team seg – så ikke vær redd for å endre mal over tid.
Retrospektiver handler om kontinuerlig forbedring. De gjør det mulig for team å reflektere og identifisere måter å arbeide mer effektivt på.
Dette kan spare driftskostnader og forbedre teamdynamikken. Jeg ønsker deg lykke til med neste tilbakeblikk, og gleder meg til å høre hvordan det gikk!
