Bedrifter har for lengst omfavnet begrepet fleksibel arbeidshverdag, småbyer opplever stor vekst i nye kontorfellesskaper, og oppstartsselskapet Remote er blant dem som gjør forretning i å distribuere ansatte ut i landets mange distrikter.

Samtidig ser Videocation, som selger kurs innen digitalisering, innovasjon, ledelse og personlig utvikling, en økt etterspørsel etter kunnskap om Objectives & Key Results (OKR); det populære rammeverket for mål- og virksomhetsstyring.

Det forteller daglig leder Marius Olsen. Han kom inn i det fire år gamle selskapet i fjor og har blant annet bakgrunn som direktør for teknologitrender i Schibsted.

I samarbeid med Futureworks produserer Videocation nå en serie kurs om nettopp OKR, en metodikk de nå mener er høyaktuell i vår tids dynamisk arbeidshverdag der mange kombinerer et felles kontor med å jobbe fra kjøkkenbordet hjemme.

Må engasjere de ansatte

Menneskene bak Futureworks har i over 20 år hjulpet selskaper med prestasjonsledelse og resultatcoaching i ulike former. I 2019 lanserte de en software som hjelper bedrifter med å drive effektiv målstyring med OKR.

– De fleste bedrifter syns det er å utfordrende å engasjere organisasjonen til å trekke i samme retning, sier Kim Leinan, daglig leder i Futureworks.

Han viser til en artikkel fra Harvard Business Review som sier at 95 prosent av ansatte ikke kjenner til strategien til selskapet, og at det ofte er her utfordringene ligger.

– Det at man sitter spredt, gjør det enda mer krevende å lykkes med å få alle til å jobbe mot samme mål, og gjerne mer krevende enn om man sitter kun på kontoret, sier Leinan.

I stedet for at de ansatte bare skal løpe rundt i hamsterhjulet, mener han at OKR kan være et verktøy som inviterer hele organisasjonen til å ta eierskap til endringene selskapet vil oppnå.

– Konsekvensen er at de ansatte ikke er engasjerte, og at du mister de. Kostnaden ved ikke å ha god målstyring er høy, men den har blitt enda høyere nå, sier Leinan.

Populært verktøy

Shifter har tidligere delt hvordan Teston, Sparebank1 og Telia har innført OKR, metodikken som først ble utviklet av Intel-medgründer Andy Grove på 70-tallet.

Google, Zalando, Spotify og Airbnb er også eksempler på OKR-ambassadører.

OKR blir stadig mer utbredt, også blant de mindre, som hos norske Bookis.

Likevel er det ifølge Leinan flere som feiler enn som lykkes med metoden.

Fallgruver

Leinan og Olsen peker på flere fallgruver, og den største heter kompetanse.

– Du trenger ikke bli ekspert på OKRs, men det er viktig å forstå hvordan man bruker metoden riktig før man starter, sier Olsen.

– Hvis teamet ikke forstår hvordan OKRs brukes på riktig måte blir dette bare bortkastet tid.

Det gjelder alle i bedriften, understreker han.

– Hvis alle tar eierskap til prosessen og forstår hva man forsøker å oppnå, har man mye større sannsynlighet for å lykkes enn hvis alle bare stuper inn i det, sier Olsen.

Stegvis implementering

Videre er det viktig å starte i det små når man går i gang med OKR, ifølge Leinan. Han mener det er smart å begynne "på toppen" og deretter implementere det stegvis ut i organisasjonen, og ikke rulle det ut til flere team og ansatte samtidig.

Alternativt, legger Leinan til, kan man starte i et lite team for å få erfaringer og deretter sikre forankring i ledergruppen før videre utrulling.

– Det gjør at du i en tidlig fase får testet det ut og kjent på hvordan dette passer nettopp din bedrift, og ikke minst at ledergruppa får en god forankring og god kompetanse som de kan bidra med, sier Leinan.

Det er også viktig at for eksempel ledergruppa tilegner seg kunnskap om OKR fra samme kilde, og gjerne sammen, slik at det ikke oppstår ulike tolkninger av hva OKR kan være, forteller Olsen.

Han mener det også gir økt fellesskap om å få det til.

Å rulle ut OKR stegvis i organisasjonen, kan ifølge Leinan også skape gode suksesshistorier og interne ambassadører underveis.

– Det er lettere å forstå hva OKR er, når noen har gjort det før oss, sier han.

Ikke bli for ambisiøs

Du må heller ikke sette for mange OKR'er til å begynne med, understreker Leinan.

– Man blir fort veldig ambisiøse, setter mange OKR's, men så greier man ikke å få gjennomføring på det. Da er det veldig kort vei å gå tilbake til tidligere vaner og finne forklaringer på hvorfor OKR ikke passet "oss", sier han.

Leinan mener det er lett å bli for aktivitetsstyrt - og ikke resultatorientert.

– Når vi skal sette noen tydelige mål på fremdriften og beskrive effekten av hva vi skal få til, så er det veldig lett å begynne å lage aktiviteter, sier han.

– Vi er så vant til å gjøre ting at vi begynner i feil rekkefølge. Når vi i tillegg har en lang to do-liste fra før av, så blir det veldig overveldende, legger Leinan til.

Tålmodighetsarbeid

Videre må bedriften være tålmodig. Det tar ifølge Olsen ofte 12 måneder i et større selskap fra man starter å implementere OKR til man får skikkelige effekter.

Det lønner seg å tenke på OKR som en kontinuerlig utviklingsprosess, legger han til.

– Det vi snakker om her, er til syvende og sist atferdsendring i hvordan vi jobber. Nye vaner etableres, og hvis vi ikke greier det skiftet, blir det tungt, sier Olsen.

Han mener mange kompliserer OKR for mye, og at den største endringen ligger i å kvitte seg med rigide KPI-strukturer og andre metodikker for målstyring.

Olsen mener OKR i så måte er mest krevende å få til for ledergruppa.

– Det tar tid å lykkes, men jo mindre selskapet er er, jo kortere tid kan du regne med, sier han viser til et oppstartsselskap, med for eksempel seks ansatte.

– I et større selskap er det forankringen fra ledergruppa som først er viktig, supplerer Leinan.

Visuelt bilde av vekst

Begge mener OKR kan passe for alle type selskaper, uavhengig av størrelse og bransje.

– Vi lager nå kurs som er tilpasset alt fra offentlig sektor, advokatkontorer og startups. OKR kan passe alle, men man må forstå hvordan man lykkes og hva man ønsker å få ut av det, sier Olsen.

Selv han har jobbet med OKR siden Schibsted tok det i bruk i 2015.

– Jeg har brennende tro på å hjelpe selskaper med å forstå hvordan de gjør OKR riktig, sier Olsen og gjentar den store appetitten de nå opplever på mer kompetanseutvikling.

Leinan tror bestemt det skyldes den hybride arbeidshverdagen.

– Å involvere de ansatte på hjemmekontor, gi dem en større mening i hva bedriften faktisk holder på med, og et visuelt bilde av hvordan selskapet ligger an, er viktig, sier han og legger til:

– OKR involverer alle på kryss og tvers av organisasjonen, og det er et viktig engasjement når mange sitter hjemme uten den sosiale kontakten, sier Leinan.

Vil du lese mer om OKR? Se disse sakene:

Slik kan de fleste lykkes med OKR. Dette er Kea Zhangs oppskrift.

Telecom-selskapet innførte «Google-metoden» for å styre organisasjonen

OKR i Sparbanken 1: Før maste ledelsen om mål: Nå er det de ansatte som stiller tydelige krav

Kurs: Slik setter du en optimal selskapsstruktur som gir tydelig retning og fart, basert på OKR og Scrum